VeloDoctor
Het atelier in real time bestuurd
Van een atelier zonder zicht waar klanten constant belden voor de status van hun fiets, naar een systeem waar elke reparatie, elk onderdeel en elke klant op de minuut nauwkeurig wordt opgevolgd.
Een groeiend atelier, tools die niet meer volgden
VeloDoctor herstelt fietsen en elektrische steps in Brussel. Het team groeide — atelier, ophaalchauffeur, shopverkoper, dispatcher — maar iedereen werkte met eigen tools. Afspraken via telefoon of WhatsApp, offertes met de hand, voorraad op een Excel die niemand bijhield. Resultaat: tijdverlies, vergeten klanten, gemiste verkopen.
De pijnpunten
die we wegwerkten
Concreet wat het dagelijks beheer onmogelijk maakte voordat we tussenkwamen.
Chaotische boekingen
Afspraken via telefoon, WhatsApp of ter plekke, in een schrift genoteerd. Vaak dubbele boekingen, vergeten slots, klanten die voor niets komen.
Manuele en verloren offertes
Elke offerte met de hand in een PDF, gemaild en dan verloren in een inbox. Geen handtekening, geen opvolging, geen herinnering.
Onzichtbare voorraad
Banden, binnenbanden, kettingen, batterijen… alles op een Excel die nooit klopte. Stockbreuken ontdekt midden in een herstelling, dubbele bestellingen.
Geen CRM-pipeline
Een prospect belt voor een offerte, we sturen die, en dan stilte. Geen opvolging. Warme klanten die naar de concurrentie gaan.
« Is mijn fiets klaar? »
10 telefoontjes per dag van klanten die de status willen kennen. De zaakvoerder moet telkens het atelier onderbreken.
Geen online verkoop
Geen e-shop, geen online boeking, geen online betaling. Alles via de toonbank — een natuurlijk plafond op de omzet.
Wat we
hebben gebouwd
Een web + admin + betalingen + veldteamplatform, gelanceerd op velodoctor.be.
Online booking in 4 stappen
Afspraken alleen via telefoon tijdens openingsuren. Niemand neemt op terwijl de mecanicien werkt.
De klant kiest dienst, datum en slot en krijgt automatisch e-mail + sms-bevestiging. Beschikbaarheid in real time.
E-shop onderdelen & fietsen
Verkoop enkel aan de toonbank, afhankelijk van de zaakvoerder. Geen verkoop 's avonds of in het weekend.
Volledige catalogus online, winkelmandje, beveiligde Mollie-betaling, live stockbeheer. Bestelt om 23u, klaar in de ochtend.
Offertes online aanvaard
Offerte als PDF — klant moest printen, ondertekenen, scannen, terugsturen. De helft kwam nooit aan.
Offerte automatisch gegenereerd via @react-pdf/renderer, in één klik ondertekend vanuit de mail, directe betaling mogelijk.
Atelier in Kanban beheerd
Geen zicht op de voortgang. De zaakvoerder moest elke mecanicien telkens vragen.
Kanban-overzicht per herstelling, status, ontbrekende onderdelen, ETA. De zaakvoerder leidt zijn team als een coach.
Voorraad gekoppeld aan atelier
Excel die nooit klopte, stockbreuken op het slechtste moment, dubbele bestellingen.
Stock gekoppeld aan herstellingen en shop. Auto-alerts op minimumdrempels, waardering in real time.
8 rollen (RBAC)
Iedereen zag alles — risico op fouten, geen scheiding van taken.
super_admin, admin, manager, dispatch, tech, driver, stock, support. Elke persoon ziet enkel wat hij nodig heeft.
Kassa + ophalingen op locatie
Geen digitale kassa, geen beheer van ophalingen aan huis (foto's bestelwagen, handtekening klant).
Geïntegreerde kassamodule + Ophaalmodule met voor/na-foto's en handtekening, beheerd door de chauffeur via gsm.
Tweetalige site FR + NL
Site enkel in het Frans, groot verlies aan Nederlandstalige klanten in Brussel en Vlaanderen.
Volledige FR + NL site, tweetalige SEO-blog, vertaalde formulieren, offerte in de taal van de klant.
Wat er echt veranderde voor de zaakvoerder
Geen "is mijn fiets klaar?"-telefoontjes meer — de klant volgt zijn herstelling online
De zaakvoerder bestuurt het atelier vanaf zijn Kanban, zonder de mecaniciens te storen
Het veldteam (chauffeur, dispatcher, atelier, shop) werkt op één tool
Offertes blijven niet meer in een mailbox liggen — ze worden in één klik ondertekend
Verkoop 24/7 mogelijk via de e-shop met beveiligde Mollie-betalingen
Volledig zicht op de voorraad, geen stockbreuken meer op het slechtste moment
“Ik had geen zicht op wat er in het atelier gebeurde. Klanten belden voor de status van hun fiets en ik moest elke keer de technieker storen. Nu heb ik volledig overzicht: elk voertuig, elke herstelling, elke stap. Ik leid mijn team zoals een coach zijn voetbalploeg.”
Volledig zicht op het atelier — geen statusoproepen meer
Zaakvoerder VeloDoctor
Oprichter — VeloDoctor
Beheer je een atelier
en herken je deze pijnpunten?
We kunnen hetzelfde voor jou doen. Gratis diagnose — we zeggen eerlijk wat werkt en wat we kunnen verbeteren.